1/ Vous êtes triste de ne plus voir vos chers collègues ?

« Snif snif… ma collègue Marie me manque »

Pas de soucis ! Vous ne le connaissez peut être pas, mais il va devenir  l’un de vos nouveaux outils préférés : Slack.

Slack est une plate-forme de communication collaborative  qui existe depuis février 2014. Depuis juin 2019 la startup est valorisée à 20 milliards de dollars.

Slack vous permet de :

  • Communiquer avec votre équipe à distance
  • De parler avec chaque membre en privée
  • De créer des canaux et d’ajouter des personnes afin de diffuser un message qui les concernent tous
  • De transmettre des fichiers
  • De vous appeler en mode « Face-call »

Lien de l’outil : https://slack.com/intl/fr-fr/

2/ Vous avez peur de ne plus pouvoir vous organiser et gérer vos tâches ?

Un outil qui vous permet d’organiser et gérer les tâches de chaque membre de votre équipe est primordial pour conserver une trace écrite et suivre l’avancée des réalisations malgré la distance.

Surtout si Michel a perdu ses notes de la veille parce que son chat les a mangés….

Il existe un outil qui vous permet de palier à ce problème : Trello.

Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui vous permet de :

  • Créer des tableaux
  • Créer des colonnes
  • Créer des tâches
  • Attribuer une équipe sur un ou plusieurs tableaux/tâches etc…
  • Mettre des fichiers en pièce jointe

Lien de l’outil : https://trello.com/

Outil alternatif : https://asana.com/fr

3/ Besoin de faire une réunion avec votre équipe ?

Il est vrai que cela peut devenir rapidement problématique et laborieux en interne :

  • Si des infos doivent être diffusées et communiquées rapidement.
  • Si une prise de décisions doit être faite urgemment avec l’équipe

Mais il y a une solution : le logiciel Zoom

Zoom est un outil de visio-conférence qui vous permet de communiquer à distance.

Il suffit que :

  • Les membres de votre équipe s’inscrivent
  • Après votre inscription, vous créez une  réunion
  • Vous partagez l’ID de cette réunion 

Ne vous inquiétez pas, Zoom vous guide à chaque étape.

Outil alternative : https://jitsi.org/ (Ne requiert pas de compte)

4/ Vous avez un designer, créateur/créatrice de contenus, à gérer à distance ?

Cela peut devenir rapidement « énergivore » de passer d’Illustrator à Google Drive pour stocker ces visuels et d’échanger 20 fois pour une simple validation ou modification.

Mais Figma est là pour vous !

C’est une solution qui vous permet de :

  • Collaborer en temps réel avec tous les membres de votre équipe sur un ou plusieurs projets 
  • Créer des projets
  • Collaborer facilement avec vos UX/UI Designer pour la créa de votre site web
  • Visionnez vos projets en temps réel

Cet outil vous sera grandement utile pour mener à bien vos projets collaboratifs.

Lien de l’outil : http://figma.com/

5/ Le bon vieux Google Drive.

Tout le monde le connait, l’aime et l’utilise : Google Drive

Il reste un excellent moyen de se transmettre des fichiers facilement, sans limite de poids.

Google Drive, c’est :

  • 15 Go de stockage de base pour chaque utilisateur
  • 30 Go à illimité en passant par des forfaits payants 
  • Simple d’utilisation
  • De classer ses fichiers en dossiers très facilement et d’indiquer quels fichiers ou dossiers peuvent être partagés avec un autre utilisateur. 

6/ Et pour les gros fichiers…

Vous connaissez probablement WeTransfer mais je vous propose de passer à Smash !

Né à Lyon en 2016, Smash est une solution sécurisée de transferts de fichiers volumineux très populaire notamment chez des entreprises créatives. C’est une alternative française est très efficace face aux services WeTransfer, Dropbox … la sécurité et la confidentialité en plus !

Smash, c’est :

  • Sans installation, ni inscription
  • Sans limite de poids
  • Sécurisé
  • Un aperçu des fichiers pour les destinataires avant téléchargement
  • Personnalisable (en mode Prémium)
  • Une solution Française ! 🐓

Pour utiliser Smash, rendez-vous ici : https://fromsmash.com

7/ Attention à la sécurité !

Garantir la sécurité des échanges numériques.

Vos collaborateurs vont travailler chez eux, sur leur ordinateur pro ou perso, dans un environnement familial, connecté par leur wifi perso… ces nouvelles conditions sortent complètement du cadre sécurisé habituel de l’entreprise. Il faut envisager cette nouvelle situation en prévoyant un protocole à suivre par chacun pour sécuriser son environnement de travail.

Mettez en place des messages de sensibilisations auprès des collaborateurs contre les mails frauduleux (phishing) très nombreux pendant cette période de crise. C’est maintenant à eux de bien filtrer. Il n’aura pas de support technique pour résoudre leur problème informatique chez eux…

Rédiger un guide des bonnes pratiques, qui précisera comment sécuriser son réseau wifi et ses mots de passe ainsi que les comportements à avoir pour maintenir son poste en bon état de fonctionnement.

Pas d’outil particulier sur ce point, mais il est vraiment important de s’arrêter sur cet aspect pour bien travailler en équipe à distance.

PLUS D’INFOS ET DE CONSEILS :

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